Tërheqja e ushqimit është mbledhja e kontrolluar nga ndërmarrja, prej konsumatorëve, klientëve ose kanaleve të shpërndarjes, e një produkti që është hedhur në treg ose është dërguar, apo ndalimi i përdorimit të tij. Suksesi i tërheqjes buron nga disiplina e regjistrimit e vendosur para ngjarjes, jo nga heroizmi që fillon ditën e saj.
Në situata si rreziku mikrobiologjik, gabimi në deklarimin e alergjenëve, prania e një trupi të huaj, etiketa e gabuar, devijimi i afatit të ruajtjes ose mospërputhja e lëndës së parë, pyetja më kritike është: cili produkt është prekur, ku ndodhet, te kush dhe në çfarë sasie?
Mbështetja e ManuFox për gjurmueshmërinë sipas loteve dhe tërheqjen e trajton këtë pyetje në mënyrë sistematike; synon të paraqesë lotin problematik, prodhimet e lidhura, dërgesat dhe regjistrat e klientëve në të njëjtin zinxhir.
Pse është tërheqja një çështje strategjike?
Tërheqja nuk është vetëm një procedurë për pajtueshmërinë me legjislacionin. Nëse nuk menaxhohet siç duhet, shëndeti i konsumatorëve, besimi te marka, kontratat me klientët, proceset e sigurimit dhe marrëdhëniet me autoritetet preken njëkohësisht.
Për ndërmarrjet ushqimore, tërheqja është një proces menaxhimi krize ku sigurimi i cilësisë, prodhimi, shitjet, logjistika, marrëdhëniet me klientët, shërbimi juridik dhe drejtuesit e lartë punojnë njëkohësisht. Saktësia është po aq e rëndësishme sa shpejtësia; shtrirja e gabuar dëmton sigurinë e konsumatorëve dhe besueshmërinë e ndërmarrjes.
- Kontaminimi mikrobiologjik kërkon veprim të shpejtë.
- Gabimi në deklarimin e alergjenëve mund të përbëjë rrezik të lartë, edhe pse duket si problem i vogël etikete.
- Në rastet e trupave të huaj duhet shqyrtuar lidhja ndërmjet lotit, linjës, kohës dhe pajisjes.
- Kur mospërputhja buron nga lënda e parë, duhet të shihen të gjitha prodhimet ku është përdorur i njëjti lot i furnizuesit.
- Afati i gabuar i ruajtjes ose kushtet e gabuara të ruajtjes mund të kërkojnë njoftimin e klientëve.
Përcaktimi i shtrirjes: hapi më i vështirë dhe më kritik
Nëse shtrirja e tërheqjes është tepër e ngushtë, produkti me rrezik mund të mbetet në treg; nëse është tepër e gjerë, krijohen kosto të panevojshme dhe humbje besimi. Ky ekuilibër mund të arrihet vetëm me lidhje të besueshme ndërmjet loteve.
Gjatë përcaktimit të shtrirjes duhen vlerësuar së bashku stoku në magazinë, sasia e dërguar, sasia në magazinën e klientit, gjendja në rafte dhe dyqane, kthimet, regjistrat e mostrave dhe përdorimi i produkteve gjysmë të gatshme.
- Regjistroni sinjalin e parë dhe burimin e tij.
- Mblidhni ekipin e sigurisë së produktit.
- Përcaktoni lotin problematik ose intervalin e loteve.
- Me gjurmimin përpara identifikoni produktet e gatshme dhe klientët e prekur.
- Me gjurmimin prapa shqyrtoni shkakun rrënjësor dhe lëndët e para të përbashkëta.
- Dokumentoni vendimet për bllokimin, ndalimin e shitjeve, njoftimin e klientëve dhe njoftimin zyrtar.
- Mbyllni rezultatet e mbledhjes, asgjësimit, ripërpunimit ose lirimit të produktit.
Njoftimi, bllokimi dhe paketa e provave
Kur merret vendimi për tërheqje, komunikimi duhet të mbështetet në një version të vetëm. Emri i produktit, loti, data, përshkrimi i rrezikut, veprimi i klientit, udhëzimi për kthim ose asgjësim, personi i kontaktit dhe mënyra e mbylljes së regjistrit duhet të jenë të njëtrajtshme.
- Bllokoni në sistem sasinë e mbetur në stok.
- Renditni sipas lotit klientët të cilëve u është dërguar produkti.
- Sigurohuni që shitjet, cilësia dhe magazina përdorin të njëjtin informacion.
- Lidhni përgjigjet e klientëve dhe sasitë e mbledhura me regjistrin e ngjarjes.
- Në mbyllje regjistroni shkakun rrënjësor, veprimin korrigjues dhe veprimin parandalues.
Rrjedha e tërheqjes me ManuFox
Vlera e ManuFox është aftësia për ta shqyrtuar lotin problematik bashkë me lidhjet e prodhimit dhe dërgesave, jo vetëm si një rresht stoku. Ekipet shohin kështu më shpejt se cilat lote produktesh të gatshme, cilët klientë dhe cilat dokumente janë prekur.
ManuFox e paraqet modulin e gjurmueshmërisë së bashku me gjurmimin e loteve dhe menaxhimin e tërheqjes. Kjo nënkupton synimin për të prodhuar raporte nga lidhjet ndërmjet materialeve, prodhimit, cilësisë dhe dërgesave në sistem, në vend që të bashkohen skedarë të ndryshëm Excel në momentin e tërheqjes.
- Nga loti problematik i lëndës së parë mund të kalohet te urdhrat e prodhimit ku është përdorur.
- Nga urdhrat e prodhimit mund të shihen lotet e produkteve të gatshme dhe lidhjet me ambalazhin.
- Nga lotet e produkteve të gatshme mund të arrihen dërgesat te klientët dhe dokumentet e dorëzimit.
- Rezultatet e kontrollit të cilësisë mbështesin arsyetimin teknik të vendimit.
- Raporti i tërheqjes u mundëson ekipeve të diskutojnë mbi të njëjtin grup të dhënash.
- Përdoruesit e autorizuar mund të regjistrojnë statusin e bllokimeve dhe veprimeve.
- Kronologjia e ngjarjes ruhet për veprimet e mëvonshme korrigjuese dhe parandaluese (CAPA).
Ushtrimi është provë stresi për sistemin e regjistrave
Ushtrimi i tërheqjes, i zhvilluar të paktën një herë në vit, tregon shpejtësinë reale të sistemit dhe boshllëqet në të dhëna. Përveç marrjes së raportit, duhen provuar zinxhiri telefonik, njoftimi i klientëve, bllokimi, kthimi dhe regjistrat e mbylljes.
Një ushtrim i mirë projektohet si një provë e vogël e tërheqjes reale. Ekipit i kërkohet të zgjedhë një lot produkti të gatshëm, të gjejë prapa lëndët e para të përdorura, të renditë përpara klientët, të bllokojë sasinë e mbetur në stok dhe të përgatisë një njoftim shembull për klientin.
- Objektivi kohor: më pak se 2 orë për raportin e parë të shtrirjes.
- Objektivi i saktësisë: përputhja e sasive të dërguara, të mbetura në stok dhe të kthyera.
- Objektivi i komunikimit: shitjet, cilësia, magazina dhe drejtimi përdorin të njëjtin version.
- Objektivi i mbylljes: dokumentimi i shkakut rrënjësor, veprimit korrigjues, veprimit parandalues dhe kontrollit të efektivitetit.
Përfundim: përgatitja për tërheqje nis me regjistrimet e përditshme
Suksesi i tërheqjes së ushqimit mbështetet te besueshmëria e regjistrimeve të përditshme, krahas shpejtësisë gjatë krizës. Këtu shihet edhe vlera e një ERP-je të orientuar nga ushqimi si ManuFox: duke mbajtur lidhjet e loteve, vendimet e cilësisë dhe regjistrat e dërgesave në të njëjtën strukturë, e bën vendimin e tërheqjes më të qartë, më të shpejtë dhe më të mbrojtshëm me argumente.
Burimet dhe shënim për përdorimin etik
Gjatë përgatitjes së këtij artikulli nuk u përdorën faqe konkurrentësh ose burime me licenca të paqarta. Burimet e jashtme të informacionit u kufizuan te faqja zyrtare dhe baza e njohurive e ManuFox, burimet publike të FDA-së, teksti ligjor i EUR-Lex dhe politika e ripërdorimit e Komisionit Evropian. Përmbajtja nuk është këshillë juridike; ndërmarrjet duhet ta verifikojnë sipas legjislacionit të vendit të tyre dhe standardeve të klientëve.